In Verhandlungen gibt es keinen Leerlauf: Entweder Sie führen, oder Sie werden geführt.

Zwei Abteilungen eines Unternehmens treffen sich, um die künftige Aufteilung bestimmter Aufgaben und die Schichtplanung gemeinsam festzulegen.

Gleich zu Beginn übernimmt Team A die Begrüßung: Ein Mitglied stellt die Teilnehmer seines Teams vor, ein anderes erklärt, dass sie das Protokoll führen werden. Anschließend schlägt Team A eine Tagesordnung vor – gegliedert in drei Punkte: erst die grundsätzliche Aufgabenverteilung, dann die Schichtplanung, schließlich offene Fragen.

Die Reihenfolge ist nicht zufällig, sondern berücksichtigt geschickt die Interessen von Team A: Zuerst die Themen, bei denen sie ihre Kernaufgaben sichern wollen, dann die Schichten, bei denen sie möglichst die Frühdienste beanspruchen möchten.

Die Mitglieder von Team B stimmen der vorgeschlagenen Agenda zu, weil alles strukturiert und freundlich wirkt. Doch als sie später ihre Vorstellungen einbringen, merken sie, dass viele Positionen schon subtil durch die Reihenfolge und Wortwahl von Team A vorgeprägt sind. Ohne laut oder dominant aufzutreten, hat Team A das Meeting von Anfang an gelenkt – und damit die Grundlage gelegt, ihre Interessen besser zu wahren.

Team B hat den Fehler gemacht, sich noch nicht einmal um die Gesprächsführung zu bemühen.

Sie ließen sich in eine bereits definierte Struktur einbinden, ohne eigene Themen und Prioritäten von Anfang an einzubringen. Dadurch waren sie gezwungen, innerhalb eines Rahmens zu argumentieren, den die Gegenseite gestaltet hatte.

Initiative, die so früh aus der Hand gegeben wird, lässt sich kaum wiedergewinnen. Der Preis war hoch: Team B verhandelte defensiv und konnte seine Interessen nur noch eingeschränkt platzieren.

Initiative übernehmen bedeutet, von Beginn an sichtbar zu gestalten: Agenda, Rollenverteilung, Reihenfolge der Themen.

Wer hier klug handelt, bestimmt den Rhythmus der Verhandlung und gewinnt die Kontrolle über Tempo und Richtung. Dabei geht es in erster Linie nicht um Dominanz, sondern um Steuerung: Führung durch Struktur, nicht durch Lautstärke.

Maßnahmen

1. Agenda aktiv einbringen:
   Legen Sie zu Beginn des Gesprächs eine eigene Struktur vor. Wer die Themenreihenfolge bestimmt, steuert die Wahrnehmung und damit das Gewicht einzelner Punkte.
2. Rollen sichtbar besetzen:
   Protokollführung, Zeitmanagement oder Moderation nicht unbedacht anderen überlassen. Wer diese Rollen übernimmt, hat automatisch Einfluss auf das Ergebnis.
3. Frühe Themenplatzierung:
   Beginnen Sie mit den Aspekten, die für Sie besonders wichtig sind. Später in der Agenda verlieren sie an Gewicht oder geraten unter Zeitdruck.
4. Neutralität hinterfragen:
   Achten Sie genau darauf, ob eine scheinbar neutrale Tagesordnung tatsächlich Interessen spiegelt. Wer Initiative wahrnimmt, erkennt subtile Verschiebungen.
5. Eigene Eröffnung vorbereiten:
   Planen Sie Begrüßung, Agenda-Vorschlag und erste Formulierungen im Detail. Initiative zeigt sich besonders in den ersten fünf Minuten.
6. Initiative halten, nicht nur nehmen:
   Bündeln Sie nach jedem Themenblock, was festgehalten wurde, und formulieren Sie Übergänge. So bleibt die Gesprächsführung in Ihrer Hand.
7. Führung mit Offenheit verbinden:
   Wer Initiative übernimmt, sollte dies transparent und kooperativ tun. Ein strukturierter Rahmen darf nicht als Bevormundung wirken, sondern als Einladung.

Übernehmen Sie die Initiative bei den Verhandlungen, dann haben Sie Kontrolle über den Weg zum Ziel.